Văn bản 2343/QĐ.UBT.96

V/v ban hành bản Quy định về công tác văn thư lưu trữ

Tình trạng

Hết hiệu lực toàn bộ

Ngày ban hành

12/11/1996

Ngày có hiệu lực

12/11/1996

Văn bản có giá trị pháp lý là bản đăng trên Công báo điện tử / Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật. vandap chỉ tóm tắt, phân tích và dẫn tới bản chính thức.

Quan hệ với văn bản khác

Bố cục (25 điều)

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này bản “Quy định về công tác văn thư - lưu trữ”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, những quy định trước đây trái với nội dung bản Quy định ban hành kèm theo Quyết định này đều hết hiệu lực thi hành.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở, Thủ trưởng các Ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND thành phố Cần Thơ, Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
Phần I — :
  Điều 1. Tất cả công văn của Đảng, Nhà nước, Bộ, ngành, các cơ quan Trung ương, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Sở, Ban, ngành đoàn thể cấp tỉnh. UBND thành phố Cần Thơ, UBND các huyện gửi cho UBND tỉnh và văn phòng UBND tỉnh, gửi Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh, Phó văn phòng UBND tỉnh, phải được thông qua Phòng Hành chính để làm các thủ tục như bóc bì, đóng dấu công văn đến, nhật ký công văn đến, lập phiếu theo dõi và chuyển đến Chánh Văn phòng UBND tỉnh.
  Điều 2. Thư riêng, công văn có ghi tên người nhận tại phong bì, nhân viên văn thư chuyển phong bì đó đến người nhận. Những công văn ngoài phong bì có ghi “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”, văn thư đóng dấu công văn đến, đánh số ngoài phong bì và chuyển nguyên bì đến người nhận.
  Điều 3. Phòng Hành chính nhận những công văn đúng thể thức văn bản đúng thẩm quyền của UBND tỉnh; các công văn, kể cả công điện, fax mật có yêu cầu khẩn cấp, ngoài phong bì, hay trong công điện có dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Được quyền yêu cầu các cơ quan thực hiện đúng thể thức văn bản, bổ sung hồ sơ (nếu thiếu), gửi trả hoặc hướng dẫn đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết (nếu hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh).
  Điều 4. Theo chỉ định của Chánh Văn phòng, Phòng hành chính chuyển công văn đến cán bộ, chuyên viên văn phòng, khi nhận công văn phải nghiên cứu, nắm vững vấn đề cần xử lý, xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, sau đó hoàn thành văn bản thông qua thẩm định lãnh đạo Văn phòng - Phòng hành chính trình ký. Thời gian giải quyết không quá 3 ngày, công việc có nội dung phức tạp không quá 7 ngày kể từ khi nhận được công văn, trừ các trường hợp đặc biệt theo chỉ đạo của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.
  Điều 5. Văn bản gửi đến UBND tỉnh phải là bản chính, đúng thể thức, rõ ràng, dễ đọc.
Phần II — :
  Điều 6. Phòng Hành chính Văn phòng UBND tỉnh là nơi được giao nhiệm vụ thống nhất ban hành các văn bản của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh.
  Điều 7. Văn bản soạn thảo trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch phải qua thẩm định và có chữ ký tắt của Chánh, Phó Văn phòng UBND tỉnh. Những văn bản Chủ tịch, Phó Chủ tịch đã ký, nhưng chưa qua thẩm định của Chánh, Phó Văn phòng UBND tỉnh, Phòng Hành chính phải báo cáo với Chánh, Phó Văn phòng để thảm định về hình thức văn bản trwóc khi phát hành. Trường hợp thể thức và nội dung văn bản không đúng qui định của pháp luật thì cần xin ý kiến Chủ tịch, Phó Chủ tịch để sửa lại cho phù hợp.
  Điều 8. Văn bản trước khi trình ký, đánh máy rõ ràng, đúng với bản thảo cuối cùng qua kiểm tra của chuyên viên hành chính. Chánh, Phó Văn phòng thẩm định và ký tắt.
  Điều 9. Công điện gửi đi, nội dung ngắn gọn. Phòng hành chính có trách nhiệm quản lý công điện gửi đi theo chế độ quy định.
  Điều 10. Công văn lưu Văn phòng UBND tỉnh bao gồm: Bộ phận văn thư Phòng Hành chính lưu bản chính có chữ ký tắt của lãnh đạo văn phòng, bản thảo và các hồ sơ kèm theo bản chính; Phòng nghiên cứu, Phòng lưu trữ lưu bản sao.
Phần III — :
  Điều 11. Công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, kể cả giấy viết tay của các đồng chí lãnh đạo có liên quan đều được sắp xếp trong từng tập hồ sơ lưu để phục vụ cho công tác nghiên cứu, khai thác sau này.
  Điều 12. Hồ sơ hoàn chỉnh bao gồm:
  Điều 13. Bộ phận văn thư - Phòng hành chính chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu cơ quan UBND tỉnh, của Văn phòng UBND tỉnh và nạp lưu đúng quy định tại Phòng Lưu trữ tỉnh.
  Điều 14. Tất cả cán bộ, viên chức làm công tác liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ thuộc trách nhiệm mình giải quyết. Nội dung lập hồ sơ do cán bộ lưu trữ hướng dẫn theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước.
  Điều 15. Tháng 11 hàng năm, công chức, viên chức cơ quan lập danh mục hồ sơ năm sau và nộp cho Phòng Lưu trữ. Phòng Lưu trữ tổng hợp trình Chánh Văn phòng phê duyệt ban hành mục lục hồ sơ chung của cơ quan.
  Điều 16. Hồ sơ công việc được bắt đầu từ khi vấn đề phát sinh và kết thúc khi vấn đề đã được giải quyết. Trường hợp hồ sơ phải kép dài thời gian giải quyết thì chuyển hồ sơ đó sang năm sau và ghi tiếp vào danh mục hồ sơ cho đến khi kết thúc.
  Điều 17. Những hồ sơ xét thấy không có giá trị để nộp lưu trữ, cán bộ quản lý hồ sơ báo cáo cho chánh Văn phòng, khi cần thiết sẽ thành lập Hội đồng đánh giá hồ sơ để xem xét, xử lý theo quy định của Nhà nước.
Phần IV — :
  Điều 18. Cơ quan, đơn vị và cá nhân có yêu cầu khai thác hồ sơ lưu trữ. Mượn hồ sơ lưu trữ thông thường phải được Chánh Văn phòng đồng ý bằng văn bản, mượn hồ sơ lưu trữ quan trọng phải có ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch trực quyết định.
  Điều 19. Khi mượn hồ sơ lưu trữ để tra cứu. Người mượn phải cung cấp cho cán bộ lưu trữ các yêu cầu: Cơ quan phát hành văn bản; Tên, loại, số và ký hiệu văn bản; Ngày, tháng, năm phát hành văn bản; Tóm tắt nội dung văn bản.
  Điều 20. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân mượn tài liệu lưu trữ phải gìn giữ, bảo quản chu đáo và chịu trách nhiệm về sự mất mát tài liệu đã mượn.
Phần V — :
  Điều 21. Công văn, tài liệu mật phải được bảo quản theo đúng chế độ bảo mật của Nhà nước. Đánh máy, sao chụp, in tài liệu mật, tuyệt mật do đồng chí Trởng phòng hành chính trực tiếp chỉ đạo. Nhân viên đánh máy, sao chụp, in đúng số lượng đã được Chánh, Phó Văn phòng chỉ định.
Phần IV — :
  Điều 22. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở, Thủ trưởng các Ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND thành phố Cần Thơ, Chủ tịch UBND huyện có trách nhiệm tổ chức việc thực hiện các Quy định này.

vandap cung cấp thông tin pháp luật, không phải tư vấn pháp lý. Với vụ việc cụ thể, hãy hỏi luật sư hoặc Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước.