Quyết định 48/2000/QĐ-UBBT

V/v Ban hành quy định về công tác lưu trữ của tỉnh Bình Thuận

Tình trạng

Hết hiệu lực toàn bộ

Ngày ban hành

13/10/2000

Ngày có hiệu lực

13/10/2000

Văn bản có giá trị pháp lý là bản đăng trên Công báo điện tử / Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật. vandap chỉ tóm tắt, phân tích và dẫn tới bản chính thức.

Quan hệ với văn bản khác

Bố cục (36 điều)

Điều 1. Nay ban hành bản quy định về công tác lưu trữ áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị và địa phương thuộc tỉnh Bình Thuận
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực từ ngày ký. Những quy định trước đây trái với những quy định kèm theo quyết định này đều bãi bỏ.
Điều 3. Các Ông Chánh Văn phòng UBND Tỉnh, Giám đốc các Sở, Ban, Ngành thuộc Tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Phan Thiết có trách nhiệm thi hành quyết định này./.
Điều 1. Tài liệu lưu trữ được bảo quản ở các kho lưu trữ Nhà nước thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố Phan Thiết là tài liệu có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học - kỹ thuật ...được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể và cá nhân trên địa bàn Tỉnh, trải qua các thời kỳ lịch sử; để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và các hoạt động thực tiễn.
Điều 2. Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bình Thuận và Lưu trữ  các huyện, thành phố là cơ quan nghiệp vụ chuyên môn giúp UBND tỉnh, UBND huyện, thành phố thực hiện chế độ quản lý tập trung thống nhất của Nhà nước đối với công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ và hướng dẫn việc tổ chức thực hiện cho các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.
Điều 3. Thủ trưởng cơ quan các ngành, các cấp, trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.
Điều 4. Cán bộ, công chức làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, công chức làm các công tác chuyên môn khác nhưng  có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm. Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và phải tuân theo đúng các thể thức, phương pháp do Cục Lưu Trữ Nhà nước quy định.
Điều 5. Hồ sơ công việc của cán bộ, công chức khi lập phải bảo đảm mối quan hệ giữa các văn bản với nhau về cùng một vấn đề , một sự việc từ lúc phát sinh, quá trình theo dõi giải quyết, cho đến khi kết thúc vấn đề , sự việc đó. Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo trật tự thời gian và biên mục bên trong, bên ngoài đầy đủ.
Điều 6. Hồ sơ tên gọi : Gồm các tập lưu công văn đi ở mỗi cơ quan, được phân loại thành từng hồ sơ có các văn bản cùng tên gọi giống nhau như các tập: Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn ... tùy theo  khối luợng văn bản trong hồ sơ nhiều hay ít mà kết thúc hồ sơ theo tháng, quý, 6 tháng hoặc một năm.
Điều 7. Hồ sơ nguyên tắc gồm những văn bản pháp quy như : Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Hướng dẫn hoặc giải thích về chế độ, chính sách. Mỗi cán bộ, công chức tùy theo yêu cầu công việc của mình, tập hợp những văn bản pháp quy về từng lĩnh vực nghiệp vụ nhất định làm căn cứ giải quyết công việc hàng ngày, để lập hồ sơ nguyên tắc.
Mục 1 — :
  Điều 8. 1- Các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, đoàn thể nhân dân chỉ được bảo quản tài liệu do cơ quan mình sản sinh ra trong một thời gian nhất định để giải quyết công việc. Sau đó phải lựa chọn những hồ sơ tài liệu có giá trị và có ý nghĩa lịch sử để nộp vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh.
  Điều 9. Thành phần hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ Tỉnh  phải là những bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện tài liệu quản lý Nhà nước; tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế, luận án tốt nghiệp...) tài liệu chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự...); bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học nghệ thuật; âm bản và dương bản các bộ phim, các bức ảnh, micro phim; tài liệu ghi âm, khuôn đúc, đĩa, sổ công tác, nhật ký, hồi ký; tranh vẽ hoặc in tài liệu viết tay để tuyên truyền, cổ động, kêu gọi, sách báo nội bộ và tài liệu khác...được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức trong các thời kỳ lịch sử; các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hóa của các tập thể, gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu trên các mặt hoạt động, trong các thời kỳ lịch sử.
  Điều 11. Thủ tục giao nhận hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ Tỉnh:
  Điều 12. Cán bộ, công chức nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác phải kiểm tra lại khối lượng hồ sơ tài liệu do mình quản lý và hoàn thiện những công việc cần thiết để bàn giao những hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp lưu cho bộ phận lưu trữ cơ quan và bàn giao những hồ sơ tài liệu về những công việc còn phải tiếp tục giải quyết cho người thay thế (có biên bản bàn giao và sự chứng kiến của bộ phận lưu trữ cơ quan).
  Điều 13. Việc giao nộp hồ sơ tài liệu của các cơ quan, đơn vị hợp nhất, phân chia, giải thể :
  Điều 14. Dựa vào các văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Tỉnh xây dựng đầy đủ các loại bảng kê, bảng thời hạn bảo quản để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, chỉnh lý và tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được tốt.
  Điều 15. Hàng năm Trung tâm Lưu trữ Tỉnh xây dựng kế hoạch tổ chức thu thập tài liệu của các cá nhân và cơ quan giải thể; sưu tầm và bổ sung những tài liệu còn thiếu qua các thời kỳ lịch sử. Bên cạnh đó, Trung tâm Lưu trữ Tỉnh có nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ thu thập, đánh giá tài liệu và theo dõi, chỉ đạo chặt chẽ, tránh việc tiêu hủy một cách tùy tiện những tài liệu có giá trị nghiên cứu, giá trị lịch sử hay giá trị thực tiễn.
  Điều 16. Xác định giá trị tài liệu.
  Điều 17. Chỉ được phép tiêu huỷ những hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo đánh giá của Hội đồng xác định gía trị tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền xét duyệt. Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ, phải được tiêu huỷ bằng cách xé vụn, đưa vào làm nguyên liệu cho nhà máy giấy hoặc đem đốt. Dù tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu dưới hình thức nào cũng lập biên bản và có sự chứng kiến của cán bộ lưu trữ và đơn vị có tài liệu (Mẫu số 9).
Mục 2 — :
  Điều 18. Để tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ Tỉnh hướng dẫn cho các cơ quan, đơn vị thuộc Tỉnh thực hiện đúng chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Các cơ quan là nguồn nộp lưu (QĐ số 33/2000/QĐ-UBBT ngày 04/8/2000 của UBND Tỉnh Bình Thuận) gửi báo cáo về UBND Tỉnh trước ngày 31/1 năm báo cáo. Trung tâm Lưu trữ Tỉnh có trách nhiệm tổng hợp và gửi báo cáo về Cục Lưu trữ Nhà nước trước ngày 28/2 năm báo cáo.
  Điều 19. Trung tâm Lưu trữ Tỉnh phải có chế độ kiểm kê định kỳ 3 năm một lần về số lượng và tình trạng tài liệu lưu trữ ở kho lưu trữ Huyện, Thành phố Phan Thiết, lưu trữ các cơ quan, đơn vị thuộc Tỉnh kịp thời phát hiện những sai sót trong công tác quản lý, thu thập, chỉnh lý, bảo quản, đánh giá, thống kê, tổ chức sử dụng... để có biện pháp khắc phục,  nhằm đảm bảo cho sự hoàn chỉnh của mỗi hồ sơ và mỗi Phông tài liệu của các địa phương và các cơ quan trong Tỉnh (mẫu biên bản kiểm kê trình trạng tài liệu theo phụ lục số 02).
  Điều 20. Các kho lưu trữ phải đảm bảo đủ sổ sách thống kê và các công cụ tra tìm như sau:
  Điều 21. Kho lưu trữ.
  Điều 22. Chỉ có cán bộ, công chức lưu trữ mới được làm việc trong kho lưu trữ. Người không có nhiệm vụ không được vào kho lưu trữ. Người nào cần vào kho để khai thác tài liệu lưu trữ phải được sự đồng ý của cơ quan hoặc người có thẩm quyền quyết định. Không được mang chất nổ, chất gây cháy, axít, các loại hoá chất, các loại thực phẩm vào kho lưu trữ. Không được hút thuốc trong kho lưu trữ.
Mục 3 — :
  Điều 23.
  Điều 24. Để tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ Tỉnh phải tổ chức nhiều hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ như:
  Điều 25. Về thẩm quyền duyệt cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ.
  Điều 26. Về sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ.
  Điều 27. Trung tâm Lưu trữ Tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các tổ, bộ phận hoặc cán bộ lưu trữ các huyện, thành phố và các Sở, ban, ngành trong tỉnh thực hiện thống nhất các chế độ, quy định; các thủ tục, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở địa phương. Theo dõi, quản lý việc xác định gía trị tài liệu và tiêu huỷ tài liệu của các cơ quan, đơn vị trong Tỉnh. Theo dõi thu nhận hồ sơ tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh giải thể.
  Điều 28. Trung tâm Lưu trữ Tỉnh có trách nhiệm giúp Chánh Văn Phòng UBND Tỉnh cụ thể hóa các văn bản pháp quy của Chính phủ, các văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước, các chủ trương của UBND Tỉnh về công tác lưu trữ thành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể và chương trình kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ phù hợp với tình hình địa phương.
  Điều 29. Trung tâm Lưu trữ Tỉnh có nhiệm vụ phối hợp với các cơ quan, đơn vị thuộc Tỉnh để quản lý cán bộ lưu trữ, có kế hoạch tổ chức bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ các cơ quan, đơn vị trong Tỉnh.
  Điều 30. Trung tâm Lưu trữ Tỉnh có nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ tin học vào công tác lưu trữ, nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các thông tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý sử dụng văn bản và nghiên cứu khoa học.
  Điều 31. Giao Chánh Văn phòng UBND Tỉnh  có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc việc tổ chức thực hiện bản quy định này.
  Điều 32. Sở Tài chính - Vật giá và Văn phòng UBND Tỉnh có nhiệm vụ bảo đảm cơ sở vật chất cho việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác lưu trữ trong phạm vi Tỉnh.
  Điều 33. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và các địa phương thuộc Tỉnh có nhiệm vụ chỉ đạo việc tổ chức thực hiện và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện bản quy định này ở cơ quan, đơn vị và địa phương mình.
  Điều 34. Các cơ quan, tập thể và cá nhân có thành tích trong việc thực hiện bản quy định này thì được khen thưởng theo quy định của Nhà nước; nếu vi phạm thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ mà xử lý bằng biện pháp hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.

vandap cung cấp thông tin pháp luật, không phải tư vấn pháp lý. Với vụ việc cụ thể, hãy hỏi luật sư hoặc Trung tâm trợ giúp pháp lý nhà nước.