Căn cứ: Nghị định số 254/2026/NĐ-CP · Thông tư số 91/2026/TT-BTC · Luật số 108/2025/QH15 · Thông tư số 89/2026/TT-BTC — xem văn bản gốc ↓
Điện tử là bắt buộc: Nghị định 254/2026/NĐ-CP (thay Nghị định 123/2020 và 70/2025 từ ngày 01/7/2026, Điều 43) quy định khi khấu trừ thuế TNCN, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế "phải lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử" giao cho người có thu nhập bị khấu trừ (Điều 4 khoản 2), sau khi đăng ký sử dụng chứng từ điện tử (Điều 4 khoản 3). Điều khoản chuyển tiếp (Điều 44 khoản 2) chỉ cho dùng tiếp biên lai giấy tự in, đặt in đến hết ngày 31/12/2026; không có quy định chuyển tiếp nào cho chứng từ khấu trừ thuế TNCN bằng giấy. Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Điều 37 khoản 1 điểm b cho người nộp thuế quyền "yêu cầu tổ chức khấu trừ cấp chứng từ khấu trừ điện tử" và tra cứu, in chứng từ điện tử đã gửi lên hệ thống của cơ quan thuế.
Cách lập và gửi: chứng từ được lập trên Hệ thống thông tin quản lý thuế, qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc trên phần mềm của đơn vị (Nghị định 254/2026, Điều 26 khoản 1); ký bằng chữ ký số (Điều 23 khoản 1). Sau khi lập, gửi cho người bị khấu trừ và đồng thời gửi cho cơ quan thuế ngay trong ngày lập (Điều 29 khoản 3 điểm a). Đơn vị không thuộc đối tượng dùng hóa đơn điện tử, hoặc đang dùng hóa đơn điện tử miễn phí, được dùng chứng từ điện tử miễn phí qua Hệ thống thông tin quản lý thuế (Điều 28 khoản 1 điểm b). Mẫu là 03/TNCN; ký hiệu ghi hai chữ số cuối của năm LẬP chứng từ, ví dụ 03/TNCNCT26AA là chứng từ lập năm 2026, số chứng từ chạy lại từ 01 mỗi ngày 01/01 (Thông tư 91/2026/TT-BTC, Phụ lục II, mục 1).
Khi nào phải lập (Nghị định 254/2026, Điều 24): nguyên tắc là lập tại thời điểm khấu trừ thuế (khoản 1). Người ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: tổ chức trả thu nhập chỉ lập một chứng từ trong một năm tính thuế. Người không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới 03 tháng: lập cho mỗi lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong năm "khi cá nhân yêu cầu" (khoản 3). Không lập chứng từ khi cá nhân ủy quyền quyết toán cho tổ chức trả thu nhập (khoản 2), và khi thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, tài sản mã hóa, vàng miếng, bản quyền, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng, thừa kế, quà tặng đã được khấu trừ, nộp thuế tại nguồn (khoản 4).
Điểm văn bản chưa nói rõ: Điều 24 khoản 1 nói "phải lập" tại thời điểm khấu trừ, còn khoản 3 gắn cụm "khi cá nhân yêu cầu" vào trường hợp không có hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 03 tháng; Nghị định không nói riêng người có hợp đồng từ 03 tháng trở lên, không ủy quyền quyết toán, có phải được cấp khi chưa yêu cầu hay không. Hai câu trả lời của cơ quan thuế dưới đây (2022, 2024) đọc theo Thông tư 111/2013/TT-BTC, Điều 25 khoản 2: cấp "theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ".
Cấp cho năm trước: ký hiệu chứng từ ghi năm lập, không phải năm có thu nhập, nên chứng từ cho thu nhập năm 2025 lập trong năm 2026 mang ký hiệu năm 26 (Thông tư 91/2026, Phụ lục II). Văn bản không đặt hạn cuối cho việc cấp theo yêu cầu; Cục Thuế tỉnh Bạc Liêu (2024) trả lời tổ chức đã khấu trừ phải cấp khi cá nhân yêu cầu, kể cả công ty mới kế thừa nghĩa vụ của công ty cũ sau sáp nhập, chuyển đổi loại hình. Người lao động được điều chuyển do sáp nhập, chia, tách mà ủy quyền quyết toán cho tổ chức mới thì tổ chức mới quyết toán cả phần thu nhập do tổ chức cũ trả và thu lại chứng từ tổ chức cũ đã cấp (Thông tư 89/2026/TT-BTC, Điều 22 khoản 1 điểm a, tiết a.2.2).
Lập sai (Thông tư 91/2026, Điều 20): sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng đúng mã số thuế và số tiền thì không lập lại — báo cho người nhận và báo cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-CTĐT (Phụ lục III); sai mã số thuế, số tiền hoặc trường hợp khác thì lập chứng từ điện tử thay thế. Văn bản không có quy định riêng cho chứng từ lập cho người không bị khấu trừ thuế.
Trả lời chính thức trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ (chinhsachonline.chinhphu.vn). Tóm tắt do vandap viết; bấm vào câu hỏi để đọc nguyên văn tại nguồn.
Trả lời theo Thông tư 111/2013, Điều 25 khoản 2 và Nghị định 123/2020, Điều 4, Điều 31: tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế TNCN phải cấp chứng từ khấu trừ theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ; công ty sắp xếp, sáp nhập, chuyển đổi loại hình mà kế thừa quyền, nghĩa vụ của công ty trước thì công ty mới có trách nhiệm cấp chứng từ cho người lao động của công ty cũ khi có yêu cầu. Căn cứ (Nghị định 123/2020, Thông tư 78/2021) đã được thay từ 01/7/2026; nay là Nghị định 254/2026, Điều 24 (cùng cách chia theo hợp đồng từ 03 tháng) và chứng từ phải là chứng từ điện tử.
Trả lời theo Thông tư 111/2013, Điều 25 khoản 2: cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký dưới 03 tháng có quyền yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần trong kỳ tính thuế; cá nhân ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên được cấp một chứng từ trong một kỳ tính thuế; cá nhân ủy quyền quyết toán thì không cấp chứng từ. Nghị định 254/2026, Điều 24 khoản 2, 3 giữ cách chia này từ 01/7/2026.
Văn bản gốc do cơ quan nhà nước công bố. Nội dung trên trang này là tóm tắt của vandap — đối chiếu điều, khoản được viện dẫn trong văn bản gốc trước khi áp dụng.